1. Inicio
  2. Primeros pasos *
    1. Cómo acceder al sistema
    2. Organización del sistema
    3. Glosario / Terminología *
  3. Institución
    1. Disciplinas
    2. Profesores
    3. Clases
    4. Precios de clases *
      1. Paquetes de clases
      2. Paquetes de crédito
    5. Calendarización de clases
    6. Horarios
    7. Matriculación
  4. Clientes / Alumnos
    1. Gestión de clientes / alumnos
      1. Estados del cliente/alumno
      2. Baja/eliminación de alumnos
    2. Importación de datos desde CSV
    3. Impresión de credenciales
    4. Grupos familiares
    5. Inscripciones
  5. Contabilidad
    1. Planilla diaria
    2. Ventas / Ingresos
    3. Compras / Egresos
    4. Historial de movimientos / operaciones
    5. Liquidación a profesores
  6. Asistencia
    1. Asistencia manual
    2. Asistencia automática
  7. Productos y servicios
    1. Control de stock *
  8. Comunicación
    1. Notificación masiva
  9. Configuración del sistema
    1. Cuentas de dinero
    2. Niveles de clase
    3. Espacios físicos
    4. Sucursales
    5. Usuarios y permisos
    6. Personalización
      1. Parámetros
  10. Reportes
    1. Clientes*
      1. Alumnos deudores *
      2. Alumnos inactivos por inasistencia *
      3. Alumnos activos por asistencia
      4. Próximos Cumpleaños
      5. Altas y bajas de clientes/alumnos
      6. Recaudación y asistencias por año
      7. Pago Matricula
      8. Estadísticas de campo personalizado: Ocupación / Profesión
      9. Motivos de baja
      10. Alumnos activos por edades
      11. Inscripciones por mes
      12. Alumnos por barrios
      13. Alumnos presentes
      14. Notificaciones enviadas
    2. Contabilidad
      1. Balance contable / financiero
      2. Saldos y movimientos de cuenta*
      3. Detalle balance financiero
      4. Detalle de ventas
      5. Ventas por disciplina y paquetes de clase
      6. Estrategias de descuento/recargo aplicadas
      7. Reporte de gastos por mes
      8. Liquidación de profesores
      9. Detalle de compras
    3. Productos / Inventario
      1. Productos con bajo nivel de stock
  11. Preguntas frecuentes (FAQ) *
    1. Alquiler de espacio físico / salón
    2. Asistencia automática
    3. Cliente consumidor final
    4. Configuración de descuentos/recargos
    5. Consultar deuda de cliente/alumno
    6. Consultar liquidaciones a profesor ya generadas
    7. Cuánto cuesta mi licencia por mes
    8. Etiquetas para impresión de credenciales
    9. Eventos especiales, seminarios, talleres
    10. Lector de código de barras
    11. Límite de alumnos
    12. Matrícula ya abonada
    13. Respuesta a correo saliente
    14. Unificar clases calendarizadas por duplicado
    15. Venta de ítems no registrados *
  12. Aplicación Móvil - DS Play!
    1. Instalación
    2. Acceso
    3. Notificaciones
    4. Credencial
    5. Clases y Horarios
    6. Créditos
    7. Reservas de clases
    8. Asistencias
    9. Comprobantes
    10. Acerca de
  13. test contenido

Bienvenidos al Centro de Ayuda de DStudio

En este sitio encontrará instrucciones y video tutoriales para la configuración y uso de la plataforma DStudio

Contacto:

Teléfonos:
Tel: +54 (0351) 5685082
WhatsApp: +54 9 351 648 5545

E-mail:
Dance-Studio: info@dstudio.io 

Redes sociales
Facebook: facebook.com/dancestudio
Skype: soporte.exet

Asistencia técnica y soporte técnico
Horario de atención:
Lunes a Viernes de 9:30 a 18hs.

Primeros pasos

En construcción – Ayuda contenidos iniciales

Cómo acceder al sistema

Cómo acceder al sistema?

Generalidades de acceso al sistema

Para acceder al sistema es necesario contar con usuario y clave que sea válido. En caso de no tener un usuario para autenticarse en el sistema, solicitarle al usuario administrador del sistema de la academia a la cual asiste que le proporcione un nuevo usuario.

Acceso al sistema

Llenar los campos usuario y clave y presionar Ingresar.

Olvidé mi clave

En caso de olvidar el usuario y clave, en la parte inferior de esta pantalla debe presionar el botón “aquí”. A continuación ingrese la dirección de e-mail de su usuario y finalmente presione el botón “Enviar”. Recibirá en su correo el nombre de usuario y una nueva clave proporcionada por el sistema para poder acceder.

Modificar mi clave de acceso

Una vez que ingrese al sistema nuevamente, puede modificar su clave de usuario por una que le resulte más fácil recordar (no es obligatorio modificar la clave). Para ello, en la barra superior de navegación hacer click sobre su nombre de usuario y se va a desplegar la opción “Modificar clave”.

Completar los campos “Contraseña anterior”, “Contraseña nueva” y “Repetir contraseña nueva”. Al finalizar, presionar “Aceptar” para confirmar el cambio de clave.

 

Organización del sistema

Organización del sistema (rol administrador)

La distribución general de las pantallas comprende:

● Menú de navegación lateral: contiene las opciones para navegar en el sistema. Las funciones se encuentran agrupadas por módulos.

● Buscador rápido: se encuentra por encima del menú de navegación principal, nos permite ubicar fácilmente alumnos, profesores y clases.

● Menú superior

○ Muestra un contador de usuarios activos que tiene un límite de acuerdo al plan contratado por la academia. Se consideran alumnos activos aquellos que realizan alguna actividad en el mes actual, si al mes siguiente no tiene actividad en la academia, deja de ser un alumno activo. Importante: en la pantalla de asistencias, podemos agregar asistentes eventuales a las clases (Ver Asistencias), es decir personas que no están registradas en el sistema pero que asisten a la clase. Para el cálculo de alumnos activos se considera un alumno activo cada 5 (cinco) asistentes eventuales.

○ Registrar: este botón nos da un acceso rápido a las funciones más utilizadas de uso cotidiano del sistema para registrar información. Ejemplo: registrar alumnos, asistencias, inscripciones a cursado, etc.

● Reportar un problema: sirve para comunicarse con el administrador de la plataforma, es importante indicar lo más preciso posible el inconveniente, explicar cuales son los datos ingresados y los pasos a seguir, para que el área de soporte pueda reproducir el problema y luego solucionarlo. Al finalizar presionar “Enviar”.

 

Glosario / Terminología

En construcción, proximamente estaremos agregando contenido.

Institución

Institución

El módulo Institución es el núcleo de Dance-Studio. Permite configurar las clases que se dictan en su estudio de danzas, los distintos precios y horarios. Sin embargo, puede configurar opciones más avanzadas como definir paquetes de créditos o paquetes de clases con descuento.

 

Configuración de disciplinas y clases

El siguiente video explica lo básico respecto a la configuración de disciplinas y clases.

Disciplinas

Son las disciplinas de baile que dicta la academia. Al ingresar a esta pantalla, se muestra un listado de las disciplinas que ya están registradas. Para buscar una disciplina, hacerlo por el filtro “Nombre”.

Registrar disciplinas

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completa el campo Nombre (requerido) y selecciona el rubro en caso de tener varios y se quiera que las mismas estén bien diferenciadas. Presionar Aceptar para guardar el registro. El botón “Aceptar & Agregar clases” nos dirige a la pantalla de Clases. El botón “Aceptar & Agregar otro” nos permite agregar otra disciplina sin abandonar la pantalla.

El botón de “Ayuda”nos abre un menú lateral derecho que nos indica paso a paso como se procede para registrar una nueva disciplina.

Profesores

Generalidades

Los profesores son aquellas personas que designamos para dictar una clase. Al ingresar a esta pantalla, se nos muestra un listado de los profesores que ya están registrados. Para buscar un profesor lo hacemos por el filtro “Nombre o Apellido”.

Registrar Profesor

Presionar el botón “Nuevo”. Los únicos campos requeridos, es decir obligatorios de completar para dar de alta un profesor, son el Nombre y Apellido, el resto de los campos son opcionales. Tener en cuenta que al completar el campo E-mail, el sistema automáticamente genera un usuario para el profesor. Esto significa que se le envía un correo electrónico con las credenciales de acceso a Dance Studio y va a tener el rol de “Profesor” con limitaciones en el uso del sistema. Ver Cómo crear usuarios.

El formulario de carga contiene 5 (cinco) bloques:

● Datos Generales

● Contacto en caso de Emergencia

● Contacto en caso de Emergencia adicional

● Obra Social

● Redes Sociales

● Domicilio

Al finalizar la carga, presionar Aceptar para guardar el registro.

Clases

 Generalidades

Las clases son las diagramaciones de día, horario, lugar, profesores a cargo y políticas de precio de una disciplina. Una misma disciplina puede tener varias diagramaciones, por ejemplo: Clases de Salsa nivel avanzado, clases de Salsa nivel Inicial, clases de Ritmos latinos turno tarde y clases de Ritmos latinos turno mañana. La disciplina es la misma pero la diagramación es diferente, ya que puede tener profesores, horarios y políticas de precio diferentes. Al ingresar a esta pantalla se muestra un listado de las clases que ya están registradas en el sistema.

Registrar Clases

Presionar el botón “Nuevo”. La carga de una clases tiene 4 (cuatro) bloques:

● Datos Generales: completar Nombre (opcional, si no se completa el sistema de forma automática asigna un nombre que se compone de Nombre de la disciplina + Nivel de diagramación + Días en que se dicta la clase, ejemplo: Hip Hop Intermedio L-M-Mi), Disciplina (requerido, permite elegir entre las disciplinas que dicta la academia), Nivel (requerido, hace referencia al grado de dificultad de la clase), Color (opcional, permite seleccionar un color que ayuda a distinguir la clase en la planilla de horarios), Pública (indica si la clase es visible o no para los clientes) y el cupo máximo de inscripciones que va a aceptar la clase.

● Profesores: completar el campo Profesor (requerido, permite buscar los profesores que están registrados en la academia), luego presionar el botón “Agregar”, de lo contrario no se registrará el profesor en la clase. El botón “Nueva persona” permite agregar rápidamente un Profesor sin tener que ingresar a Disciplinas > Profesores. El botón “Ver datos” abre una ventana que nos muestra los datos del profesor seleccionado.

● Precios: completar los campos Política (requerido, permite elegir si es Mensual, por Créditos o por Clase), Precio (requerido, valor que se ingresa según la política seleccionada) y Descripción (requerido, aclaración del por qué de la política esa). Al finalizar presionar Agregar.

● Horarios: todos los campos son requeridos, Salón (muestra el nombre del salón y sucursal a la que pertenece), Días (permite seleccionar los días en que se dicta la clase), Hora de Inicio y Duración (duración de la clase en minutos). Al finalizar, presionar Agregar para que se guarden los horarios. El botón “Consultar horarios” nos lleva a la planilla que muestra todas las clases que ya están cargadas.

Al finalizar presionar “Aceptar” para que se guarde todo el registro. El botón “Agregar & Generar Calendario” te dirige a la pantalla de “Calendarizar clases”.

Políticas de precios para la cobranza de clases/cursos

En construcción

Paquetes de clases

Paquete de clases

  Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Paquete de clases

 

Generalidades

Esta pantalla nos permite juntar una o más clases y crear un paquete o promoción.

Ejemplo: la academia dicta clases de Salsa y Bachata. Puede crear un paquete llamado “Ritmos Latinos” que junta ambas clases y ofrece un descuento por participar en dos disciplinas. Al ingresar a esta pantalla se nos muestra un listado de los paquetes de clases ya registrados. Para buscar un paquete de clases, hacerlo por el nombre del mismo.

Registrar paquete de clases

Presionar el botón “Nuevo” y completar los campos.

Nombre del paquete (requerido).

Clase (requerido), permite seleccionar las diferentes clases, una vez encontradas presionar “Agregar” para que se carguen a la lista.

Precios (requerido), consiste en completar los campos Descripción (breve descripción del paquete, ejemplo: 4 clases por semana) y Precio (requerido), es el valor del paquete.

Al finalizar presionar “Aceptar” para guardar el registro.

Paquetes de crédito

Generalidades

Al registrar una clase, la misma puede tener un política de precios “por crédito”. Esta pantalla, sirve para definir cuáles son los paquetes de crédito de la academia, indicando la cantidad y precio de los mismos.

Al ingresar se muestra un listado de los paquetes que la academia ya tiene registrados. Para buscar un paquete de créditos se hace por el nombre del mismo.

Registrar paquete de crédito

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completar los campos. Nombre (requerido), ingresar el nombre que le queremos dar al paquete.

Cantidad de créditos (requerido), para ingresar la cantidad de créditos que va a tener el paquete.

Precio (requerido), valor que tiene el paquete de acuerdo a la cantidad de créditos.

Días de vigencia (si el paquete es plus es opcional, si el paquete NO es plus es requerido), indica la cantidad de días que tiene vigencia el paquete de crédito.

Clases permitidas indica las clases a las cuales se puede aplicar este paquete, limitando de esta manera que los mismos alumnos no tomen clases que no les correspondan.

Es plus (opcional), aumenta la cantidad de créditos del alumno, manteniendo la vigencia de un paquete adquirido anteriormente. Ejemplo: El día 01/03/2016 el cliente adquiere un paquete de 10 créditos con vigencia de 31 días. El día 28/03/2016 el alumno no tiene más créditos pero desea sólo adquirir 2 créditos más para una sola clase. Le vendemos un paquete plus y toma automáticamente la misma vigencia del paquete anterior, del 01/03/2016 al 31/03/2016.

Al finalizar, presionar Aceptar para guardar el registro.

Si se selecciona el botón “+Aceptar & Agregar otro”  me permite cargar un nuevo paquete sin la necesidad de volver a ingresar desde el menú lateral.

Calendarización de clases

Calendario de Clases

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Clases > Calendario

 

Una vez configurados los horarios y días de las clases, se genera el calendario. Esta pantalla está destinada a gestionar las fechas en que se dictará una clase. Para acceder al calendario, se puede hacer desde dos lugares:

● Ingresar a Academia > Clases y luego presionar el botón de calendario.

● O bien al finalizar la carga de una clase, generar calendario.

Al ingresar a la pantalla del calendario, lo primero que se muestra es la configuración previamente registrada de la clase.
A continuación se va a generar el calendario para esta clase. Se debe presionorar el botón Agregar clases.

Hay dos opciones:

● Generar una clase: en caso de cargar una sola clase, se permite el ingreso de un horario y fecha diferente a lo configurado. Ejemplo: se puede utilizar si es necesario recuperar una clase y va ser un día diferente al dictado normal de la clase, o bien para dejar asentado alguna clase especial, etc.

● Generar varias clases: permite calendarizar la clase para todo el año, o bien por el período deseado, mes, quincena, etc.

Una vez finalizada la carga, se muestra el listado de clases calendarizadas. En caso de generar una clase erróneamente, la misma se puede editar o cancelar.

Referencias

Horarios

Esta pantalla permite visualizar todas las clases vigentes de nuestra academia. Para buscar una clase, se puede filtrar por Disciplina, Sucursal y Salón.
Se puede modificar la vista del calendario para ser visto por mes, semana o día.

● Vista semanal

● Vista diaria

Haciendo click sobre alguna de las clases, se abre una ventana que muestra la información de la misma: Nombre de la clase, Disciplina, Nivel, lugar y horario, profesores a cargo y precio actual. Si un cliente solicita información, la planilla de horarios contiene un resumen de la información relevante de la clase.

Matriculación

Configurar política de matriculación

DStudio actualmente permite escoger entre 3 políticas de matriculación (mutuamente excluyentes). 

  • Matrícula anual: El control es por año; se verifica si para el  año en curso el alumno ha pagado la matrícula. Esta opción permite tener distintas matrículas para cada año. Por ejemplo, para el año 2017 se puede tener una Matrícula para ciertas disciplinas con un valor, y otra Matrícula para otras disciplinas con otro valor o precio. 
  • Matrícula única: Esta opción controla que el alumno haya pagado la matrícula al menos una vez en la vida, independientemente del año. 
  • Sin matrícula: Se omite el control y no se exige el pago de matrícula. 

Esto puede configurarse desde Configuración -> Parámetros, como se muestra a continuación:

Configurar matrícula anual o por única vez

En el caso de escoger la política de matrícula anual o matrícula por única vez se debe configurar la/s matrícula/s en la sección Configuración -> Matrículas.

Las matrículas son similares a los Productos/servicios, pueden ser añadidos a una Venta como cualquier otro ítem. 

Para configurar una matrícula es requerido especificar un nombre descriptivo, un precio de venta, y opcionalmente el año para el cual aplica (solo si se tiene activada la política de matrícula anual).

Clientes / Alumnos

 

El módulo de clientes permite gestionar todo los referido a los alumnos de la academia, los grupos familiares, registrar inscripciones, generar y entregar credenciales y enviar notificaciones masivas.

  • Alumnos
  • Credenciales
  • Grupos Familiares
  • Inscripciones
  • Notificación Masiva

Gestión de clientes / Alumnos

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Clientes > Listado de Clientes/alumnos

 

Generalidades

Los alumnos son aquellas personas que realizan alguna actividad en la academia y se consideran alumnos activos. De acuerdo al plan contratado por la academia hay un límite de alumnos para registrar.

Al ingresar a esta pantalla, se nos muestra un listado de los alumnos que ya están registrados. Para buscar un profesor lo hacemos por el filtro “Nombre o Apellido”.

Registrar Alumno

Presionar el botón “Nuevo” y se muestra el formulario de carga.

Los únicos campos requeridos, es decir obligatorios de completar para dar de alta un Alumno, son el Nombre y Apellido, el resto de los campos son opcionales.

Tener en cuenta que al completar el campo E-mail, el sistema automáticamente genera un usuario para el Alumno. Esto significa que se le envía un correo electrónico con las credenciales de acceso a Dance Studio y va a tener el rol de “Alumno” con limitaciones en el uso del sistema. Para más información ver cómo registrar usuarios.

El formulario de carga tiene 6 bloques:

Datos Generales:

Acceso al sistema:

Contacto en caso de Emergencia:

Obra social:

Redes Sociales:

Domicilio:

Al finalizar la carga, presionar:

●”Aceptar” si desea guardar el registro.

●”Aceptar e Inscribir” si desea ingresar a la pantalla de Inscripciones.

●”Cancelar” si desea descartar el registro.

 

Estados / ciclo de vida de un cliente/alumno

Los clientes/alumnos tienen un ciclo de vida determinado dentro de la institución. 

  • Interesado: es una persona que consultó por los servicios que presta la institución, pero todavía no comenzó ninguna actividad comercial
  • Potencial (por defecto): es una persona que está probando los servicios de la institución (ej. tomó la primer clase de prueba), pero todavía no realizó ninguna compra, es decir no abonó importe alguno a la institución.
  • Activo: es una persona que participa activamente en la institución y ha pagado al menos un servicio
  • Inactivo: es una persona que dejó de tener actividad en la institución

Activación del alumno

El sitema, tras la primer venta a una persona, automáticamente cambia el estado de la persona a “Activo”. Esto facilita que cuando se da el alta de un nuevo cliente (que por defecto es “potencial”), no se requiere ninguna acción extra para considerarlo luego como cliente/alumno activo. 

¿El costo de la licencia depende de los alumnos activos?

El sistema diferencia dos tipos de alumnos activos:

  • Cliente/alumno con estado “Activo”: se refiere al estado “Activo” del ciclo de vida del cliente/alumno
  • Cliente/alumno activo en el periodo actual: se refiere a clientes/alumnos (sin discriminar su estado dentro del ciclo de vida definido) que en el periodo (mes) actual realizaron alguna actividad en la institución (es decir, tienen alguna asistencia o realizar algún pago de servicio). 

Baja/eliminación de alumnos

Para dar de baja un alumno se puede desde:

  • Listado de clientes/alumnos -> Opción “Eliminar”
  • Ficha del alumno -> Opción “Baja”

En ambos casos el sistema visualiza un diálogo de confirmación donde se pide que se especifique el Motivo de inactividad/baja y las Observaciones pertinentes (opcional). 

Al confirmar la baja del alumno, el sistema realiza las siguientes acciones:

  • Cambia el estado del alumno a “Inactivo”
  • Desinscribe al alumno de todas las clases 
  • Deja de mostrar al alumno en:
    • los buscadores rápidos (buscador rápido general del sistema, buscador en ventas, buscador en asistencia, etc)
    • en los reportes de deudores/cumpleaños, etc.
    • en la pantalla de asistencia (pero el alumno sigue apareciendo en la planilla de asistencia en las fechas en las cuales tuvo presente/ausente).

Importación de datos desde CSV

Importar Alumnos

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Clientes > Listado de Alumnos > Importar CSV

 

1 – Al ingresar, debemos presionar el botón “Descargar la planilla CSV”. El navegador que estamos utilizando muestra habitualmente las descargas al pie de página. Si no se muestra, buscar en la configuración de nuestro navegador la carpeta donde se guardan las descargas.

Completar la planilla, la encontramos con el nombre “TemplateAlumnos.csv” y guardar los cambios efectuados.

2 – Presionar el botón “Siguiente”, y presionar el botón “Examinar”, para buscar el archivo que acabamos de completar.

3 – Una vez que encontramos el archivo, lo seleccionamos y presionar el botón “Siguiente”. El sistema nos informa la cantidad de registros que se van a cargar. Luego presionar el botón “Confirmar”

4 – Una vez confirmado, el sistema muestra los resultados con la cantidad de registros importados. En caso de presentarse algún error el sistema lo informa indicando el total de registros no importados. A continuación presionar el botón “Finalizar”.

¿Cómo completar la planilla CSV?

Los campos obligatorios a completar son:

● Nombre
● Apellido
● Sexo: Ingresar las palabaras “MASCULINO” o “FEMENINO”
● Es Alumno: Ingresar la letra “S” (SI) o “N” (NO).
● Es Profesor: Ingresar la letra “S” (SI) o “N” (NO).

A continuación se muestra un ejemplo de carga de alumnos.

Impresión de credenciales

Credenciales

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Clientes > Credenciales

 

Generalidades

Importante: Para la impresión de credenciales, se debe utilizar una hoja tamaño: 215.9 x 279 mm (CARTA) y las etiquetas (que contienen el código de barra) tamaño: 46.6 x 77.8 mm. El scanner que lee las credenciales, debe poder leer código 128. Como recomendación se puede utilizar el modelo: AS-8000 Marca: Argox.

Esta pantalla, nos permite generar las credenciales de los Alumnos de la academia. La credencial cuenta con un código de barra que sirve para marcar la asistencia automática a los alumnos. Ver Asistencia automática

Cómo generar credenciales

Al ingresar a credenciales, encontramos un buscador de Alumnos. Buscar por nombre o apellido a la persona y presionar el botón “Agregar” para que se cargue al listado de credenciales a generar.

Se pueden buscar y agregar todas las personas que sean necesarias. Una vez que agregamos las personas, presionar el botón “Generar credenciales”.

Una vez que presionamos “Generar Credenciales” se nos lleva a la vista de impresión. Presionar el botón “Imprimir” para finalizar la operación.

Grupos familiares

Grupos Familiares

  Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Clientes > Grupos Familiares

 

Generalidades

En esta pantalla podemos registrar grupos familiares, con la posibilidad de ofrecer descuentos al grupo por las clases a las que asisten. Al ingresar a esta pantalla se muestra un listado de los grupos familiares que ya se encuentran registrados. Para buscar un grupo familiar lo hacemos por el nombre o apellido del titular.

Registrar Grupo Familiar

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completar los campos: Titular (requerido), e Integrantes (requerido). Una vez seleccionado el integrante presionar “Agregar” para que se cargue al listado de integrantes. Para completar ambos campos, se dispone de la posibilidad de registrar Nueva persona. Una vez finalizada la carga presionar “Aceptar” para que se guarde el registro.

Inscripciones

Inscripciones

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:  Clientes > Inscripciones

 

Generalidades

En esta pantalla, registramos la inscripción de los alumnos a las diferentes disciplinas que dicta la academia. Las inscripciones, solo son para clases con política mensual o a paquetes de clases.

Al ingresar se nos muestra el listado de inscripciones ya registradas. Un alumno puede tener una o varias inscripciones. Para buscar una inscripción, lo podemos hacer por nombre o apellido del alumno, nombre de la clase o nombre del paquete.

Registrar Inscripción

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completar los campos.

Alumno/Grupo (requerido), permite agregar un alumno o grupo familiar para inscribir.

Tipo de inscripción (requerido), permite seleccionar entre inscribirse a una clase con política mensual o a un paquete de clases.

Clase (requerido), permite elegir la clase a la cual se inscribe el alumno.

Precio (requerido), se habilita automáticamente la o las políticas de precio que estén vigentes para la clase o paquete de clases seleccionado anteriormente.

Observaciones (opcionales), permite agregar información adicional de la inscripción.

Al finalizar la carga, presionar el botón “Aceptar” para que se guarde el registro.

 

Cambiar clase

Presionar el botón “Mas” , a continuación selecciona la opción de “Cambiar clase” y completa los campos requeridos.

 

Disciplina (Requerido) permite a seleccionar una disciplina a en la que esta la clase nueva.

Clase (Requerido) permite a seleccionar una disciplina a en la que esta la clase a inscribir.

Al finalizar la carga, presionar el botón “Confirmar” para que se guarde la inscripción.

Contabilidad / Operaciones comerciales

Contabilidad

El módulo de contabilidad lleva control y registro de ventas, cobranzas, compras y pagos, permite conocer si hay alumnos deudores, registrar transacciones que involucren movimientos de dinero entre las cuentas de la academia y configurar las cuentas a utilizar.

  • Ventas / Ingresos
  • Compras / Egresos
  • Historial de movimientos

Planilla diaria

Ventas / Ingresos

Ventas / Ingresos

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:  Contabilidad > Ventas / Ingresos

 

Ventas

Permite registrar ingresos de dinero por la venta de productos, servicios o alquileres de la academia.
Al ingresar a esta pantalla, se nos muestra un listado de las ventas que ya están registradas en el sistema.
Si el cliente no pagó el total de la venta una columna nos muestra el importe por cobrar. Para buscar una venta lo hacemos por el nombre del cliente.

Registrar venta

Importante: Al modificar la fecha de venta para futuro o pasado, las estadísticas van a reflejar esas fechas. Sin embargo la fluctuación o variación de los saldos de las cuentas se ven de inmediato, es decir en la fecha actual.

1 – Primero buscamos el cliente al cual le vamos a vender ingresando el nombre o apellido del mismos. Botones auxiliares:

● Si el cliente no existe en el sistema lo podemos registrar rápidamente por el botón (+).

● Si el cliente tiene deuda, aparece un botón rojo y al poner el cursor sobre el mismo aparece el monto que adeuda. Si hacemos click sobre el botón se nos dirige hacia la ficha del alumno para ver el detalle de la deuda.

● Si el cliente tiene inscripciones, presionar el botón de inscripciones y las mismas se agregan al detalle de la venta.

● Si el cliente es titular de un grupo familiar un botón nos permite agregar al detalle las inscripciones a clases que tiene él y su grupo familiar.

Si es necesario la fecha de venta se puede modificar, el sistema muestra automáticamente la actual.

2 – A continuación completar el Detalle de la venta. En la siguiente imagen vemos los campos y botones habilitados:

● Si al buscar un cliente, el mismo no tiene inscripciones, el campo “Descripción” nos permite buscar todos los los Productos y Servicios configurados de la academia. Una vez completa la descripción, de ser necesario se puede modificar la cantidad y precio unitario.

● Descuentos y recargos: al presionar el botón, se abre una ventana que permite agregar conceptos de recargo y descuentos.

Una vez seleccionado el concepto el sistema nos permite modificar el porcentaje del descuento o recargo. Para ello modificar el valor del porcentaje.
Luego hacer un click en cualquier lugar de la ventana de descuentos y recargos, esto hace que se actualice el subtotal.

Al hacer un click fuera de la ventana descuentos y recargos la misma se cierra automáticamente guardando los cambios.

● Opcionalmente se pueden agregar observaciones.

3 – Otros conceptos: Su academia puede pedir al grupo de soporte de Dance Studio que configure el valor de una matrícula, indicar si hay descuentos para personas que pertenecen al staff de la academia, o configurar descuentos a alumnos que practican varias disciplinas.

● Subtotal y Total de la venta: se muestra el subtotal y total de la venta. Se puede modificar el campo Importe pagado, la Forma de pago y la cuenta en la cual vamos a ingresar el dinero. Si el cliente no paga el total de la venta, el importe restante pasa a visualizarse como deuda, y en la pantalla de Cobranzas podemos registrar el cobro correspondiente.

● Finalmente se puede presionar:
– Aceptar y continuar para guardar la venta
– Cancelar para descartar la venta.

  • Aceptar e imprimir: guarda la venta y nos dirige a la vista de impresión.
    – Para obtener el comprobante presionar “Imprimir”
    – Para Anular la venta y eliminarla, presionar el botón “Anular”
    – Para ingresar a la pantalla de cobranzas presionar “Cobrar”
    – Para cancelar la impresión presionar “Volver”

Registrar Asistencias en una Ventas

Al momento de registrar una venta, se puede marcar la asistencia del alumno. Es opcional hacerlo y se puede utilizar al vender:
● Una clase mensual.
● Paquete de créditos (al marcar la asistencia se descuenta un Crédito)
Clase suelta: se debe utilizar al vender una clase con esta política.

Aclaraciones:

● El buscador sólo muestra clases que están calendarizadas, y se dictan en el día actual. (No puedo marcar asistencias a futuro)

● Puedo vender cualquier producto o servicio y utilizar la asistencia rápida.

Compras / Egresos

Compras / Egresos

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Contabilidad > Compras / Egresos

 

Permite registrar todos los gastos de la academia, ya sea por productos, servicios, insumos, etc.
Al ingresar a esta pantalla se muestra un listado de las compras ya realizadas. En la tabla de resultados se muestra el total de la compra, en caso de quedar un pago pendiente se muestra en la columna “Por pagar”, con el saldo restante.
Para buscar una compra se debe hacer por el nombre del Proveedor.

Registrar Compra

Presionar el botón “Nuevo” y completar los campos:
Proveedor (requerido), busca todas las personas registradas en el sistema.
Fecha de compra (requerido), se carga automáticamente con la fecha vigente y se puede modificar si es necesario.
Detalle de la compra (requerido), permite ingresar la Cantidad, Descripción y Precio Unitario.
Observaciones (opcional), permite agregar información complementaria de la compra.
Importe pagado (es opcional modificarlo), permite indicar cual es el importe que la academia le paga al proveedor al momento de la compra. Si la academia no paga el total, el importe restante pasa a visualizarse como un pago pendiente y en la pantalla de pagos podemos registrar la cancelación del mismo.

Finalmente se puede presionar:
● Aceptar y continuar: permite guardar la compra.
● Cancelar: permite descartar la compra.
● Aceptar e imprimir: permite guardar la compra y nos dirige a la vista de impresión.
– Para obtener el comprobante presionar “Imprimir”
– Para Anular la compra, presionar el botón “Anular”
– Para cancelar la impresión presionar “Volver”

Historial de movimientos / operaciones

Historial de movimientos / operaciones

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Contabilidad > Historial de Movimientos

 

Esta es una pantalla de consultas que registra automáticamente todos las operaciones contables de la academia, indicando quién es el usuario autor de cada operación, por lo tanto no se pueden hacer modificaciones a los registros.
Para realizar una búsqueda, se pueden filtrar las operaciones por el nombre de la Cuenta. Operaciones que permite ver el historial:

● Cobranzas (Incrementan el saldo de las cuentas)
● Pagos (Disminuyen el saldo de las cuentas)
● Anulación de Pagos o Cobranzas
● Transferencia de dinero entre cuentas de la academia.
○ Transferencia saliente: indica cuál es la cuenta de origen del dinero.
○ Transferencia entrante: indica cuál es la cuenta que recibe el dinero.
● Arqueo de caja: recuento físico del dinero, el saldo puede ser igual, bien generar:
○ Ajuste positivo: hay un sobrante de caja.
○ Ajuste negativo: hay un faltante de caja.

En la tabla de resultados encontramos un botón que nos permite ver el detalle de una operación. A continuación, se ve por ejemplo el detalle de un pago:

Liquidación a profesores

Liquidaciones

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Contabilidad > Liquidación a Profesores 

 

Liquidaciones a Profesores

Generalidades

Permite calcular las liquidaciones a los Profesores de la Academia, en base a la recaudación de las clases. Se muestra toda la información necesaria para hacer el cálculo, la misma no se genera automáticamente, lo que permite a cada academia liquidar el valor que crea conveniente.
Para ingresar a esta funcionalidad, ingresar a Contabilidad > Liquidación a Profesores
Seleccionar un profesor, e ingresar el rango de fechas sobre el cual se quiere hacer la liquidación.

Al ingresar, se muestra una tabla con el detalle de las clases que dicta el profesor y la recaudación correspondiente.

Referencias

  1. Nombre del Profesor seleccionado.
  2. Rango de fechas sobre el cual se realiza la liquidación.
  3. Incluír descuentos: si está seleccionado permite contemplar los descuentos realizados en las ventas a los alumnos. Ejemplo: La clase mensual cuesta $100. Se decide hacer un descuento al alumno de $25. Como resultado, si el casillero está seeccionado, la recaudación muestra $75. Si no está seleccionado muestra $100, que es lo que vale originalmente la clase.
  4. Total: indica la carga horaria que tiene el profesor en el período seleccionado, es decir horas de clase que debería dar.
  5. Indica si el Profesor tuvo faltas en el período seleccionado.
  6. Cantidad de horas que realmente dictó el profesor, sobre total de horas que debería dictar.
  7. Cantidad de Alumnos asistentes en el período seleccionado.
  8. Cuotas: muestra el valor recaudado de la clase con la política mensual. Ejemplo: si la clase mensual vale $800, el valor $1600 indica que hay dos alumnos que asisten utilizando la política mensual de pagos.
  9. Porcentaje: permite ingresar el porcentaje a liquidar de lo recaudado, por cada política de precios. Este valor se va sumando automáticamente en el campo Liquidación (16).
  10. Clases: valor de la recaudación total, de a acuerdo a la política de precio “clase suelta”, “clase de prueba”.
  11. Paquetes: recaudación total de acuerdo a los paquetes de clases. Ejemplo: se conforma un paquete con las clases “Breackdance” y “Hip Hop” con un valor de $800. Un alumno se inscribe a este paquete. Breackdance por lo tanto muestra una recaudación de $400 y Hip Hop por $400.
  12. Créditos: el primer valor (22) indica cantidad de créditos cobrados/cantidad de créditos recaudados. El valor $25 indica el valor equivalente de los créditos cobrados.
  13. Total: suma todas las recaudaciones de las políticas de cobro.
  14. Liquidado: muestra el valor de liquidaciones previas en el período seleccionado.
  15. Si se generó una liquidación y aún no se canceló el monto total al profesor, se indica aquí el valor que la academia está adeudando.
  16. Liquidación: permite ingresar libremente el importe a liquidar al profesor. Si el usuario ingresa el porcentaje a liquidar de cada política de cobro (9), este campo liquidación se calcula automáticamente.
  17. Generar: genera la liquidación al profesor, pero no registra el pago de la mísma. Se debe ingresar a Pagos y buscar la liquidación que acabamos de generar.

Pasos para generar la liquidación

1- En el siguiente ejemplo, ingreso los porcentajes a liquidar de cada política de cobro, esto me calcula automáticamente el valor del campo Liquidación y al finalizar presiono Generar. Se genera una liquidación por $585.

2- Ingresar a Contabilidad > Compras y Gastos > Nuevo. Buscar el nombre del Profesor y buscar sus liquidaciones. El sistema automáticamente muestra la liquidación que acabamos de generar. Este paso se realiza para poder seleccionar el importe a pagar e indicar de qué cuenta egresa el dinero.

Como se puede ver, se muestra la liquidación por $585 generada en el paso 1.

Asistencia

Asistencia

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Asistencias

 

Generalidades

Esta pantalla nos permite registrar la asistencia de todos los alumnos en el sistema. Es importante completar la asistencia, ya que se cuenta siempre la cantidad de alumnos en la clase y se tiene en cuenta para la liquidación a profesores. Al ingresar a esta pantalla, se debe buscar la clase (por el nombre de la misma) y el período de asistencia (mensual).
IMPORTANTE: Es necesario haber generado el calendario de clases para luego poder tomar asistencia en el periodo deseado.

Asistencia manual

Registrar Asistencia de forma Manual

La planilla de forma automática nos muestra los alumnos ya inscriptos a la clase seleccionada.

El campo Alumno sirve para agregar personas que no están en la planilla. Se busca por nombre o apellido y una vez que lo encontramos presionamos “Enter” desde nuestro teclado o “Agregar” para que se cargue a la planilla. Cuando el alumno ingresa a la tabla de asistencias, se marca presente automáticamente.

Si el alumno no está registrado en el sistema, ingresamos por el botón “Nueva persona” y lo cargamos.

El campo fecha se carga automáticamente con la fecha actual.

Antes de la tabla, hay un sector de información de la clase, se muestra el nombre de la disciplina, profesor a cargo y días en que se dicta la misma.

Cambiar el estado de asistencia
Para marcar la asistencia en la tabla, se muestran las letras:
“-” Sin datos
“P” Presente
“T” Tarde
“MF” Media Falta
“A” Ausente

En caso de tener asistentes eventuales, es decir, que no están registradas las personas en el sistema, presionar “+” o para aumentar la cantidad o “-” para disminuir. Para salir presionar “Volver”. Los datos se guardan automáticamente.

Asistencia automática

Registrar asistencia de forma Automática

Importante: El scanner que lee las credenciales, debe poder leer código 128. Como recomendación se puede utilizar el modelo: AS-8000 Marca: Argox.

Seleccionar el modo Automático.

Pasar el scanner por la credencial del Alumno.

Esto automáticamente va agregando el número de credencial de la persona al campo Alumno. Una vez que pasamos el scanner por todas las credenciales, presionamos “Agregar”. Se puede repetir el proceso las veces que sea necesario. Los cambios se guardan automáticamente.

Referencias

Productos y servicios

Productos y Servicios

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Configuración > Productos y Servicios

 

Generalidades

Permite registrar los productos y servicios que comercializa la academia. Al momento de registrar una compra o venta, podemos buscar los productos aquí configurados. Al ingresar, se nos muestra un listado de los productos y servicios ya registrados. Para buscar un producto lo hacemos por el nombre de del mismo.

Registrar Producto

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completar los campos: Nombre (requerido), Tipo (requerido, permite seleccionar entre Producto o Servicio), Precio de compra (opcional) y Precio de venta (opcional).
Importante: si el producto no tiene un precio de compra, no estará disponible en la pantalla de compras, si en la pantalla de ventas.
Al finalizar la carga, presionar “Aceptar” para guardar el registro.

Registrar Producto con código de barra

El procedimiento es igual al mencionado anteriormente, la diferencia sólo está al cargar el nombre del Producto o Servicio.

Debemos situarnos en el campo Nombre, pasar el lector de códigos por el código de barras del producto y luego agrego un nombre de referencia del Producto. El campo Nombre queda así:

Lector de código de barras
El scanner que lee las credenciales, debe poder leer código 128. Como recomendación se puede utilizar el modelo: AS-8000 Marca Argox o similares.

Control de stock *

En construcción

Comunicación / notificaciones masivas

Notificación masiva

Notificación Masiva

  Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:  Comunicación> Notificación Masiva

En caso de tener que enviar información a una persona o grupo de personas, tenemos la opción de enviarles un e-mail. Ejemplo: Se suspende una clase por inconvenientes particulares de un profesor. En este caso buscaremos cuál es la disciplina a la que pertenece el profesor, buscaremos sus alumnos y se puede enviar un aviso masivo para toda su clase.

Para registrar un envío, primero tenemos dos casilleros “Alumnos” y “Profesores”. Si ambos casilleros están marcados significa que se va a enviar el e-mail tanto a los alumnos de la clase como a los profesores.

A continuación buscamos la disciplina y luego la diagramación o clase de esa disciplina. Si presionamos el botón “Vista previa” se muestra el listado de direcciones a las cuales se enviará el e-mail.

Finalmente, agregar un contenido para el aviso y presionar el botón “Enviar”

Todas las personas que asisten a la clase seleccionada recibirán e-mail con el aviso correspondiente.

Configuración del sistema

Configuración

El módulo de configuración permite cargar las cuentas de dinero de la academia, registrar los diferentes niveles de clase, definir los productos y servicios, administrar los usuarios del sistema y finalmente definir la estructura de la academia con sus sucursales y salones.

Cuentas de dinero

Cuentas

  Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Configuración > Cuentas

 

En esta pantalla, podemos registrar todas las cuentas que contienen dinero de nuestra academia.
Las cuentas van sufriendo variaciones en sus saldos de acuerdo a las operaciones que se realicen: ventas, cobranzas, compras, pagos y transferencia entre cuentas.
Se pueden configurar la cantidad de cuentas que la academia considere necesaria. Al ingresar a esta pantalla se muestra un listado de las cuentas que ya están registradas y el saldo de las mismas. Para buscar una cuenta hacerlo por el nombre de la misma.

Registrar Cuenta

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completar los campos: Nombre (requerido, permite ingresar el nombre de la cuenta), Descripción (opcional, para ingresar información complementaria) y Saldo (requerido, permite ingresar el saldo de la cuenta, en caso de no tener saldo ingresar cero “0”).
Al finalizar la carga presionar “Aceptar” para guardar el registro.

 

Niveles de clase

Niveles de clase

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:  Configuración > Niveles de clase

 

Al registrar clases, podemos utilizar la misma disciplina pero en distintos niveles.
Ejemplo: Se configuran los niveles “Inicial”, “Menores de 5 Años” y “Avanzado”. A continuación voy a registrar la clase de la disciplina Tango y puedo crear tres clases diferentes para la misma disciplina: “Tango-Nivel Inicial”, “Tango-Menores de 5 años” y “Tango-Avanzado”. Se pueden configurar todos los niveles que sean necesarios.
Al ingresar a esta pantalla se nos muestra un listado de los niveles que ya están configurados.
Para buscar un nivel, hacerlo por el nombre del mismo.

Registrar Nivel

Presionar el botón “Nuevo” y a continuación completar el campo Nombre (requerido). Al finalizar la carga presionar “Aceptar” para guardar el registro.

Espacios físicos

Salones

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:  Configuración > Salones

 

Un Salón, es un espacio físico que se encuentra dentro de una sucursal. Se pueden cargar tantos salones como la sucursal tenga.
Al ingresar a esta pantalla, se muestra un listado de los salones que ya están registrados. Recordar que al registrar una sucursal, el sistema crea automáticamente un salón con el nombre “Sala 1”. Para buscar un salón, se hace por el nombre del mismo con el filtro “Denominación”.

Registrar Salón

Presionar el botón “Nuevo” y completar los campos Denominación (requerido) y Sucursal (requerido, permite buscar las sucursales que ya están registradas). Presionar “Aceptar” para guardar el registro.

 

Sucursales

Sucursales

 

Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:

 

La sucursal es un establecimiento que pertenece a la academia. Puede tener tantas sucursales como sean necesarias, de acuerdo a las necesidades de la academia.
Al ingresar a esta pantalla, se muestra un listado de las sucursales que ya están registradas.
Para buscar una sucursal, hacerlo por el nombre de la misma con el filtro “Nombre”.

Registrar sucursal

Presionar el botón “Nuevo” y completar los campos Nombre (requerido), Teléfono (opcional), Dirección (opcional) y Saldo Inicial (opcional). Al finalizar presionar “Aceptar” para guardar el registro.

Consideraciones

● Al registrar una sucursal nueva, el sistema crea una “Cuenta Principal” automáticamente para ese establecimiento. Una cuenta principal puede ser la caja donde se guarda el dinero de esa sucursal, una cuenta de banco, una caja fuerte, caja diaria, etc, por ese motivo existe la posibilidad de completar el campo “Saldo Inicial”, donde ingresamos el importe que tiene la cuenta. Para ver la cuenta que se registró, ingrese a Cuentas.

● Al registrar una sucursal nueva se crea un Salón automáticamente, con la denominación “Sala 1”, nombre que se puede modificar. El salón es un espacio físico que pertenece a la academia. Para ver el salón que se registró, ingrese a Salones.

 

Usuarios y permisos

Configuración de usuarios

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Configuración > Usuarios

 

Usuarios

Cómo crear usuarios

Los usuarios, son aquellos que pueden acceder al sistema Dance Studio con Usuario y Clave válidos. De acuerdo al rol de usuario se conceden diferentes permisos de acceso a las funciones de Dance Studio. Al ingresar a esta pantalla, se muestra un listado de los usuarios que ya están registrados. Para buscar un usuario, hacerlo por el filtro “Nombre”.

Registrar Usuarios

Existen dos formas de registrar un usuario en el sistema.

● Configuración > Usuarios > Nuevo: Completar los campos Usuario (requerido, es el nombre que se utiliza en la pantalla de logueo), Clave (requerido, debe contener 6 dígitos), E-mail (requerido, el sistema envía automáticamente un correo con las credenciales de acceso y en caso de olvidar la clave el usuario la puede recuperar con la dirección aquí ingresada) Roles (requerido, hace referencia a los permisos de acceso que va a tener el usuario como administrador, alumno o recepcionista), Cuentas (opcional, las cuentas seleccionadas conceden al usuario permiso a realizar modificaciones a las cuentas de dinero seleccionadoas), Sucursales (opcional, las sucursales seleccionadas conceden acceso al usuario a realizar modificaciones) y Persona (opcional, si la persona está registrada en el sistema como alumno o profesor pero no tiene un usuario para acceder dance Studio lo buscamos por este medio y le asignamos el usuario que estamos registrando). Al finalizar presionar “Aceptar” para guardar el registro.

● El sistema crea un usuario automáticamente: al registrar un Alumno o Profesor, si se completa el campo E-mail el sistema crea el usuario. Envía automáticamente un correo con las credenciales de acceso.

Cómo resetear la clave de un usuario que la olvidó

Ingresar a Configuración > Usuarios

Por el filtro “Nombre” podemos localizar el usuario al cual resetear la clave de acceso. Una vez que lo encontramos, presionar el botón Editar.

A continuación se muestran todos los datos del usuario, presionar el botón “Blanquear clave”.

Se abre una ventana que solicita confirmar el cambio de clave. Presionar Aceptar.

Se habilita el campo “Clave”. Ingresar la clave que desee, debe contener al menos 6 (seis) caracteres. Presionar Aceptar al finalizar para guardar los cambios.

Consideraciones

Otra opción válida es recuperar la clave de acceso ingresando la dirección de e-mail del usuario, ver Olvidé mi clave.

Una vez finalizado el proceso de blanquear la clave, el usuario puede Modificar su clave, ver Modificar mi clave de acceso.

Personalización

DStudio admite la personalización de distintas entidades utilizadas en combos de selección, de plantillas de e-mail y de recursos visuales/gráficos utilizados en las salidas del sistema.

Enumeraciones / Listas definidas

Representan opciones utilizadas en combos de selección/desplegables, tales como:

  • Niveles de clase: ej. Inicial, intermedio, avanzado. Utilizado en la definición de “Clases”
  • Ocupaciones/profesiones: ej. Ingeniero, Contador, etc. Utilizado en los datos personales de Clientes/Alumnos
  • Barrios. Utilizado en el domicilio de Clientes/Alumnos
  • Motivos de inactividad: Utilizado para especificar al momento de dar de baja a un cliente/alumno
  • Orígenes de clientes/alumnos: Utilizado para especificar cómo conoció el cliente/alumno a la institución
  • Objetivos de clientes/alumnos: Utilizado para especificar el objetivo y expectativas del cliente/alumno a la hora de llegar a la institución
  • Tipos de comprobantes: Utilizado para categorizar los comprobantes de venta generados por el sistema. Ejemplo “Comprobante No Oficial”, “Factura A”, “Factura B”, etc.

Plantillas de e-mail

Permite personalizar los correos enviados por el sistema, por ejemplo:

  • E-mail de bienvenida al dar de alta un cliente/alumno
  • E-mail para envío de factura
  • E-mail para notificaciones masivas

Recursos gráficos

Personaliza los recursos de imágen y estéticos utilizados por la plataforma

  • Logo de la institución
  • Color representativo: utilizado para personalizar la aplicación móvil de clientes/alumnos
  • Encabezado de e-mails

Parámetros

General

Me permite modificar los datos de la institución para que los mismo queden de manera correcta.

Horarios

Me permite modificar los horario que maneja la institución, permitiéndome dejar configurado cuando inicia y finaliza la atención al público.

DS Play!

Me permite configurar los valores de los campos que va a tener la aplicación móvil, permitiendo de esta manera que los usuarios de la misma puedan visualizar determinados campos y otro no.

Institucional

Me permite configurar las diferentes reglas de negocio asociadas a la institución, como por ejemplo si se utiliza o no precios especiales, si se quiere que se generen alertas de asistencia, si se hace uso de matricula(la misma puede ser tipo mensual, anual o sin matricula) entre otras reglas.

Asistencia

El sistema me permite definir las reglas de negocio asociadas al ambiente de las asistencias.

Personalización

Permite definir los parámetros de configuración que se creen mas relevantes para la institución,y que se pueden utilizar para un mejor análisis. Los pasos que se deben realizar son: primero se deben modificar los parámetros según el valor que creamos pertinente, luego se debe volver a iniciar sesión para ver reflejados los cambios en el alta del alumno por ejemplo.

Reportes

Clientes*

Alumnos deudores

Muestra diferentes tipos de listados de alumnos deudores, contemplando la antigüedad y total de la deuda, asistencias impagas y créditos no abonados.  Se dispone de un filtro por Nombre o Apellido para seleccionar al alumno y ver las deudas correspondientes. Ejemplo: se registra una venta a un alumno por $300 y se cobran solo $250. En esta pantalla, aparece la deuda del alumno por los $50 restantes.

En la siguiente tabla se puede visualizar los alumnos que aparecen como deudores por causas de pagos parciales y/o períodos no abonados. En la tabla no solo figura el nombre del alumno que es el deudor, sino que también el periodo de días que transcurrieron desde que tiene la deuda. Si se presiona sobre el nombre del alumno, el sistema nos lleva a la ficha del alumno, como así también, si presionamos sobre el monto que se adeuda, el mismo nos redirecciona al detalle de venta donde figura la deuda, cuanto es lo que se pago, y el resto de los movimientos pertinentes.

A continuación se puede ver los alumnos que aparecen con deuda debido a que asistieron a una clase que no habían abonado. En la tabla nos figura el nombre del alumno, la clase se que se tomo y el periodo en el cual se tomo esa clase, para luego poder cobrar dicho periodo.

Por último la siguiente tabla nos muestra las personas que adeudan créditos, ya que tomaron clases sin tener créditos por consumir. Esta tabla es útil únicamente para las instituciones que manejen políticas de créditos, para el resto de las instituciones no es un dato relevante el que nos brinda. La misma también cuenta con la posibilidad  de ir a la ficha del alumno presionando sobre el nombre del mismo, en donde se pueden corroborar también los créditos que dispone y adeuda.

Si se selecciona el botón “Mas”, se puede observar que se disponen las funcionalidades de exportar cada una de las tablas a Excel, como así también enviar una notificación masiva y del estado de cuenta a cada uno de los alumnos previamente seleccionados.

Para enviar el estado de cuenta, lo primero que se debe hacer es seleccionar el/los alumnos deudores, luego se va al botón “Mas” y se selecciona “Enviar Estado de Cuenta”. Se va a abrir una pequeña pantalla en la cual se explica que SOLO se le enviara el estado de cuenta a aquella personas que dispongan de un mail, es decir que si entre los  seleccionados hay varios que no disponen de un mail, a los mismos no se les enviara el mensaje.

Alumnos inactivos por inasistencia

Alumnos inactivos por inasistencias

Te permite obtener un listado de los alumnos sin asistencias (o que no superan un mínimo de asistencias esperado) durante un periodo determinado de tiempo, el cual si se lo desea se puede exportar a Excel.

Se dispone de diferentes filtro para realizar la búsqueda, ya sea por ultimas clases sin asistencias, bajo nivel de actividad o búsqueda avanzada. Cada uno de dichos métodos, cuenta con las funcionalidades de envió de notificaciones masivas y desinscripción de alumnos de las tablas que previamente fueron seleccionados.

 

Alumnos activos por asistencia

Muestra los diferentes listados de alumnos que se encuentran activos dentro de la institución. Se dispone de varios filtros, ya sea por asistencias, pagos y también con la posibilidad de filtrado por disciplina y clase. Ejemplo: se realiza una búsqueda para el mes de diciembre, en la cual queremos buscar a los alumnos que pertenezcan a la disciplina “Entrenamiento Ritmos Urbanos”, clase “Entrenamiento Ritmos Urbanos”,y que a la vez sean alumnos activos por pagos y asistencias.

Próximos Cumpleaños

Te permite conocer cuando son los próximos cumpleaños de las clientes de la institución en el mes en curso o en algún periodo seleccionado.

Seleccionar algún período de fechas en el cual se desea buscar.

Altas y bajas de clientes/alumnos

Altas y bajas de clientes/alumnos

Te permite conocer la cantidad de clientes/alumnos que se han dado de alta y baja en la institución, por cada mes del año.

Se dispone de un filtro por año, en el cual se debe seleccionar el año a consultar, ya que por defecto esta seleccionado el año actual.

 

Recaudación y asistencias por año

Recaudación y asistencias por año

Te permite saber cual es la cantidad / importe total recaudado por mes en el año por cada una de las clases, visualizando también los alumnos que asistieron a dichas clase.
Seleccionar una disciplina, una clase y el año para poder realizar la búsqueda. Si se desea también se puede seleccionar que nos muestre solamente los alumnos deudores. 

Pago Matricula

Alumnos deudores

Muestra un listado de las matrículas de las personas en un periodo seleccionado.

Se debe seleccionar la matricula por la cual se desea filtrar. Se pueden agregar otros filtros como estado en el que se encuentra esa matrícula, el estado del cliente y el rango de fechas.

 

Estadísticas de campo personalizado: Ocupación / Profesión

Estadísticas de campo personalizado: Ocupación / Profesión

Me permite conocer cuales son las estadísticas de los diferentes campos personalizables que se utilizan en la institución, viendo dichas estadísticas diferenciadas por mes. La estadística hace referencia a los campos personalizado que uno mismo define, y que lo hace desde Personalizar parámetros.

Se debe seleccionar el año en el cual se quiere hacer la búsqueda y el orden en el cual se desea ver los datos.

Motivos de baja

Muestra un gráfico representativo de las causas por las cuales se dieron de baja dichos alumnos. Se puede observar en diferentes colores los porcentajes asociados a dichas bajas, y si nos posicionamos sobre el color que queremos analizar, podremos ver la cantidad de persona relacionadas con ese motivo.

Alumnos activos por edades

Muestra una tabla en la cual se puede apreciar la cantidad de alumnos que tiene la institución identificándolos por edades. La tabla viene acompañada de un gráfico, en el cual se puede ver los diferentes picos de edades en la institución, que en muchas ocasiones sirve para conocer la edad de la gente a la cual deben hacer mas foco. En el gráfico se puede visualizar que las edades mas frecuentes en la institución son entre los 19 y 25 años con un promedio entre 54 y 68 alumnos. Estos datos son relevantes y útiles para que la institución pueda analizar cuales son las edades que mas concurren a la institución y a las que mas hay que apuntar.

En la parte superior del gráfico, hay dos redondeles con dos  barras “||”, los mismos te permiten acotar el área de análisis(desplazándolos y posicionándolos sobre las edades que queremos analizar y que figuran en el panel superior del gráfico), para de esta manera poder visualizar un área mas reducida.

Tanto el gráfico como la tabla se pueden descargar e imprimir para otros tipos de análisis.

Inscripciones por mes

Me permite conocer la cantidad de inscripciones que tenemos por mes en la institución, permitiéndome hacer un análisis del crecimiento. El reporte cuenta con una tabla y un gráfico que nos muestran las inscripciones diferenciadas por clase y mes. Si nosotros nos posamos sobre el color de la clase que queremos conocer en el gráfico, la misma nos brinda la sumatoria total de las inscripciones asociadas a esa clase en lo que va del año. Este reporte es útil solamente para las instituciones que manejen modalidades de pago mensual e inscripciones, ya que para aquellos que utilicen solo créditos no es un reporte relevante.

El reporte también nos permite aplicar un filtro para poder no solo buscar las inscripciones de una disciplina en particular, sino también de una sucursal en especial. Por ejemplo: seleccionamos las disciplina :”Danza Latina” y la sucursal: “Principal”.

Tanto la tabla como el gráfico se pueden imprimir para otros tipos de análisis en caso de ser necesario.

Alumnos por barrios

Me permite conocer cuales son los barrios mas populares en mi institución. El reporte consta de una tabla y un gráfico en cual se pueden apreciar la cantidad de alumnos por barrio, y si nos posicionamos sobre algún color en especifico del gráfico, se puede ver la cantidad total que nos da la tabla también en el gráfico y no solo el porcentaje.

Alumnos presentes

Me permite conocer mediante una tabla y un gráfico representativo cual es la cantidad de alumnos que se encuentran presentes en una institución. Cuenta con una serie de filtros por periodo, disciplina y clase, como así también de horarios y día. Por ejemplo nosotros vamos a seleccionar los periodos del “02/12/2017 ” al “30/12/2017”, disciplina: “Samba Afrolatino”, clase: “Samba B2 L6:30 Manu”, y en los horarios de 0h a 23h, visualizando los resultados por Día.

Notificaciones enviadas

Me permite conocer cuales fueron los asuntos de las notificaciones que se enviaron y la cantidad de destinatarios a los que se les envió esa notificación.

Contabilidad

Balance contable / financiero

Balance contable / financiero

El Balance contable muestra el total de las ventas y compras que efectúa la academia en los diferentes meses.

El Balance financiero muestra el flujo real de efectivo producto de esas ventas y compras.

Ejemplo: si registro una venta por $500, ese valor se muestra en el balance contable. Si de esa venta registré una cobranza de $300, ese valor se muestra en el balance financiero. Por lo tanto, el balance contable lleva el total de las ventas y el balance financiero el dinero real que fue cobrado.

Saldos y movimientos de cuenta*

Saldos y Movimientos de Cuenta

Muestra el saldo actualizado de cada una de las cuentas de la academia. Con cada operación que realizamos de cobranzas, pagos y transferencias de dinero los saldos se van actualizando automáticamente. A la derecha se nos muestra un gráfico que indica la variación del saldo de las cuentas en el tiempo, para ver la evolución de las mismas.

Detalle balance financiero

Me permite conocer a través de una tabla y un gráfico representativo cuál es el flujo de capitales que hay en mi institución. Cuenta con varios filtros entre los cuales tenemos por período, cuenta y  sucursal a consultar. Por ejemplo: vamos a seleccionar el periodo del mes de Diciembre de 2017, en caja vamos a elegir “Caja diaria” y en sucursales: “Principal”.

Detalle de ventas

Te permite conocer todos los detalles de venta que estemos buscando según los filtros seleccionados. Los diferentes filtros que podemos encontrar son por producto o servicio que comercializa la institución, rubro de dicho producto, campo libre o disciplinas registradas.
Seleccionar un filtro de búsqueda, un periodo de fechas, la forma en que queremos ordenar los registros y la sucursal en la cual queremos posicionarnos en caso de ser necesario.

En el caso de los filtros, como dijimos anteriormente, si seleccionamos por Producto y servicio, si buscamos por el producto “Toallas de Gucci”

Ventas por disciplina y paquetes de clase

Ventas por disciplinas y paquetes de clases

Muestra un gráfico indicando la cantidad de ventas por disciplina. Si un alumno se inscribe a una disciplina no modifica los porcentajes del gráfico, pero cuando el alumno paga el mes o paga el paquete de clases, este gráfico se actualiza automáticamente. De esta manera la academia sabe en todo momento cual es la disciplina que mayores ingreso le genera.
Por debajo del gráfico se muestra una tabla con las ventas por disciplinas y por mes.
Se dispone de dos filtros, uno para seleccionar el año en el que deseamos ver las ventas por disciplina y otro para seleccionar la sucursal que se quiere consultar.

Estrategias de descuento/recargo aplicadas

Permite a la institución conocer la composición de los descuentos/recargos aplicados en las ventas y totalizarlas para su análisis. Dispone de un filtro que no solo nos permite buscar por una sucursal determinada, sino que también por el año que deseemos analizar. Por ejemplo, vamos a seleccionar el año “2017” y la sucursal “Central”.

En la primera tabla podemos visualizar como dijimos anteriormente los recargos/descuentos de cada uno de los conceptos aplicables que se realizaron en cada mes del año.

En la segunda tabla se puede observar la cantidad de veces que se utilizo cada uno de los conceptos definidos también discriminados por mes.

El sistema te permite imprimir los datos de las tablas para poder realizar un análisis extra en caso de ser necesario.

Reporte de gastos por mes

Me permite conocer cual fue el importe destinado a gastos por cada mes del año. La información es brindada en formato de tabla, en donde se visualiza por mes, y cuenta también con un gráfico de torta en el cual se puede apreciar el porcentaje asociado a cada gasto. Cuenta con la posibilidad de filtrar por sucursal en caso de tener varios establecimientos.

Liquidación de profesores

Me permite conocer el historial de las liquidaciones de los profesores de la institución en un periodo determinado. Cuenta con numerosos filtros entre los cuales tenemos por liquidaciones pagadas o no, por disciplinas y clases o por un profesores en particular.

Por ejemplo, vamos a seleccionar el periodo del mes de Septiembre, todas las liquidaciones que estén Pagadas (YA LIQUIDADAS). Luego vamos a elegir la disciplina “Danzas Latinas”, la clase “Bachata Alexis” y para que no nos traiga a todos lo profesores vamos a seleccionar  a “Velasquez ,Juan José”.

Detalle de compras

Detalle de compras

Te permite saber cual es la cantidad / importe total de compras y gastos de tu Academia, ya sea por productos o servicios
Seleccionar algún producto, período de fechas, la forma en que queremos ordenar los registros y la sucursal en caso de tener varias y querer filtrar por alguna de ellas.

Productos / Inventario

Productos con bajo nivel de stock

Me permite conocer cuales son los productos que se encuentra registrados en el sistema y que están en alerta de bajo stock. Consta de un filtro que te permite buscar la disponibilidad de stock por una sucursal determinada.

 

Preguntas frecuentes (FAQ)

En construcción

¿Cómo configuro y registro el alquiler de un salón?

1-Registrar una disciplina llamada “Alquiler Sala”

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Disciplinas

 

2-Registrar una clase “Alquiler Sala”

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Clases

 

● El nombre de la clase, el Nivel y el Color es a elección del usuario. Sí debe utilizarse la Disciplina “Alquiler de sala”, e Indicar que NO es Pública. En la sección de Profesores, se recomienda agregar algún profesor ficticio, se puede registrar uno desde el botón Nueva persona. En este ej. fue llamado “Usuario Administrador”

● Agregar la política de Precio por Clase. En este ej. se ingresa con valor $1. Al momento de registrar la venta de esta clase alquiler se puede modificar el precio y la cantidad.

● Agregar un día y horario solo a modo de referencia, no se va a utilizar ya que el alquiler siempre varía en los días y horarios. A modo de ejemplo, lo cargo en un día en que mi academia no tiene actividad.

3-Generar calendario

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Clases > Calendario

 

Cuando alguien reserve una sala, ingreso al calendario de la clase para dejarlo asentado.

● Ingreso por la opción Agregar clases.

● Dejo seleccionada la opción “Una sola clase”, y acontinuación ingreso: Fecha y Hora de Inicio y Fin, selecciono un Salón y opcionalmente se agregan observaciones.

● Finalmente puedo consultar los alquileres registrados. A través del botón “X” se puede cancelar el alquiler, o bien reactivarlo.

4-Cargar la venta, para registrar el ingreso de dinero por el alquiler

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Contabilidad > Ventas > Nuevo

 

Busco el nombre del cliente, y en la descripción busco el nombre “Alquiler Sala-Clase”. Recordar modificar el precio unitario de venta, y la cantidad si es necesario.

¿Cómo tomar asistencia automática por código de barra?

¿Cómo tomar asistencia de forma automática?

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Academia > Asistencias

 

Para registrar asistencia de forma automática sigue estos pasos (para más info ingresa a Asistencia automática)

1- Ingresa a Registrar Asistencia:

2- Selecciona una clase y fecha:

3- Ingresa a la opción Lector de códigos, se abre la ventana y sólo tienes que pasar las credenciales de tus alumnos por el lector de códigos de barras.

¿Cómo registro las ventas de productos o servicios a usuarios que no están registrados en mi institución?

Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:

 
Ingresar por el botón (+) y registrar un cliente que represente este tipo de operaciones, por ejemplo:

Por lo tanto, si es necesario registrar una venta rápidamente y el cliente no está registrado, ya contamos con un cliente genérico.

¿Cómo configurar Descuentos y recargos?

Esta opción no está habilitada dado que requiere conocimientos técnicos.

Se puede solicitar al equipo de DStudio que configure los valores de descuentos y recargos que la academia utiliza a diario y aplica a sus ventas.

¿Cómo consultar la deuda de un cliente/alumno?

Hay varias opciones para consultar el importe que nos debe un Alumno.

1-Reportes

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a: Reportes > Alumnos deudores

 

2-Ventas

 Cómo acceder? Ingrese a través del menú de navegación a:  Contabilidad > Ventas

 

● Ingresar el Nombre del Alumno en el buscador y consultar. Si tiene deuda, aparece el valor en la coumna “Por Cobrar”

● Ingresar a Contabilidad > Ventas > Nuevo
Ingresar el nombre del Alumno. Si tiene deuda aparece el botón rojo que indica el importe de la deuda.

3-Ficha del alumno

Puede consultar la deuda de un alumno en su ficha de alumno.

¿Cómo busco las liquidaciones a profesores generadas?

Para cargar liquidaciones ingrese a registrar liquidaciones.

Ingresado a Contabilidad > Compras y Gastos, se puede buscar por:
● Nombre del Profesor

● Filtro Avanzado: ingresando “liquidación”

¿Cuánto cuesta mi licencia por mes?

DStudio es un servicio de software que se licencia mensualmente en base al nivel de actividad de la institución, lo que determina el plan o licencia que deberás abonar.

El nivel de actividad de la institución se mide en función de los alumnos activos que tuviera. Un alumno activo es una persona que cumple cualquiera de las siguientes condiciones:

  • Realiza el pago de alguna clase, curso o inscripciones en el periodo en curso
  • Asiste (tiene Presente, Media falta o Tarde) a alguna clase durante el periodo en curso

Ejemplo práctico

Considere el siguiente escenario:

  1. Se da de alta la licencia el día 1/1, contando con los siguientes 30 días gratis por el periodo de prueba, el cual vence el 31/1.
  2. El día 31/1 finaliza el periodo de prueba con 97 Alumnos Activos (A.A.)
  3. El día 1/2 se emite la primer factura por el servicio, que corresponde a la licencia para el mes 2 (febrero) por el Plan 150 (dado que el periodo anterior finalizó con 97 A.A., lo cual supera el Plan 80, y debe enmarcarse en el Plan 150).
  4. El periodo 2 (febrero) finaliza con 207 A.A. 
  5. El 1/3 se factura el servicio por el Plan 250, dado que el periodo anterior finalizó con 207 A.A., lo cual supera el Plan 150, y se enmarca dentro del Plan 250. 

En conclusión, cada 1ro de mes se factura el Plan de servicio que se ajuste al nivel de actividad del mes inmediatamente anterior. 

Puede conocer nuestros planes en http://www.dstudio.io/#section-precios

Cómo consultar la cantidad de alumnos activos

Barra de alumnos activos

Puede verificarlo a través de la barra de progreso en la parte superior de la página. Si hace click en dicha barra puede ver el histórico de alumnos activos en los últimos meses.

Reporte de alumnos activos

Si desea conocer en detalle quienes son los alumnos considerados por el sistema como activos mes a mes, puede ver el reporte “Alumnos activos”.

¿Qué modelo de etiquetas debo comprar?

Para la impresión de credenciales, se debe utilizar una hoja tamaño: 215.9 x 279 mm (CARTA) y las etiquetas (que contienen el código de barra) tamaño: 46.6 x 77.8 mm.

¿Cómo registro un evento o clase especial?

Registrar una clase y calendarizar la misma para una sola clase. Esto permite registrar la asistencia a dicho evento y registrar la liquidación a los profesores involucrados. Ingresar a Registrar Clases.

¿Qué lector de código de barras debo comprar?

El scanner que lee las credenciales, debe poder leer “Código 128”, el cual es un formato muy común de código de barras. Por lo tanto, CUALQUIER LECTOR DEL MERCADO será útil.

Como recomendación se puede utilizar el modelo: AS-8000 Marca Argox o similares, que es el modelo que utilizamos en el diseño y pruebas del sistema.

¿Tengo un límite para la carga de alumnos?

No hay un límite de carga de alumnos. La barra superior indica el límite de alumnos según mi plan contratado, pero es sólo informativo, la carga de alumnos se puede incrementar con total normalidad.

Cómo registro que un alumno ya pagó la matrícula sin volver a cobrarla?

Esta sección contempla el caso de un alumno que ya ha abonado matrícula (ya sea anual o por única vez) y desea marcar esta situación en el sistema sin volver a cobrarla (es decir, sin afectar la contabilidad ni el estado de cuenta del cliente/alumno).

Actualmente, no existe la opción de “marcar matrícula como abonada”. Entonces, recomendamos crear una matrícula nueva con un precio de venta “0” (cero). De esta forma, este ítem puede ser incluido en una Venta para cumplir con el requisito de “haber abonado la matrícula”, pero no afectar la contabilidad. 

¿A qué dirección de e-mail se envían las respuestas a los correos enviados por el sistema?

Los correos enviados por el sistema son respondidos a la dirección de e-mail configurada en los parámetros de configuración del sistema. 

Puede ver/modificar la dirección de e-mail de respuesta en Configuración -> Parámetros -> Configuración -> General -> E-mail de la academia/institución. 

El valor por defecto es “info@dstudio.io”, pero recomendamos que lo modifique por una casilla de e-mail propia de su institución. 

¿Cómo unificar clases calendarizadas por duplicado?

La calendarización de clases se utiliza para poder definir los días y horarios concretos en los que estará ocupado un espacio físico o salón por el dictado de una clase.

Al calendarizar, si se omiten las validaciones de superposición de horarios se puede incurrir en clases duplicadas. Esto genera como consecuencia que se visualicen fechas duplicadas en el registro de asistencia.

Para unificar las clases duplicadas se pude utilizar la funcionalidad para tal fin en la pantalla de “Calendarización de fechas de clase”.

Desde la pantalla de calendarización de fechas de clase se pueden seleccionar las fechas que estén duplicadas y unificarlas, presionando en el botón “Unificar fechas de clase”.

De esta manera las clases seleccionadas se fusionan en una sola. Las asistencias que se hayan registrado son trasladadas a la clase fusionada para no perder información de asistencia ya registrada.

¿Se pueden registrar ventas de productos o servicios que no están cargados o configurados en el sistema?

Para las Compras/Gastos y Ventas, no se admite ingresar detalles “libres”. Esto significa que toda clase, producto o servicio que se vende o compra, debe ser previamente registrada en el sistema.

Para configurar las clases, ingrese a Registro de clases.
Para configurar productos y servicios ingrese a Productos y Servicios.

Bienvenidos a DS Play!

En esta sección encontrará instrucciones y video tutoriales para la configuración y uso de la aplicación móvil DS Play!

Con Ds Play! se pueden recibir notificaciones, acceder a la credencial para marcar asistencia, ver las clases y horarios de la academia, ver los créditos y consumos, asistencias, comprobantes de pago y deuda del alumno.

Instalación de la aplicación

  • Ingresa al Play Store desde tu teléfono móvil. 

Icono Play Store

  • A continuación busca “DS Play!”

Busqueda de la aplicación

  • Ingresá a la aplicación, presiona “Instalar” y luego “Aceptar”. La descarga e instalación se hace de forma automática. 

Aplicacion en el store

Una vez descargada e instalada,  la aplicación está lista para ser utilizada.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Acceso

Una vez abierta la aplicación, se puede visualizar la siguiente pantalla solicitando los datos de ingreso:

Login de app

  • Email: alumno@hotmail.com
  • Clave: alumno@hotmail.com
  • Código de institución: codigo

El usuario y la clave por defecto son el mail con el cual se registro al alumno en el sistema. Sino se puede acceder, debe solicitarse el blanqueo de clave en la institución.

El código de institución es propio de cada una, y la cuál debe notificar a sus alumnos para que puedan ingresar.

Notificaciones

Para poder visualizar las notificaciones que realiza la institución, se debe desplegar el menú que se encuentra a la izquierda de la pantalla y elegir la opción “Notificaciones”.

notificaciones

Una vez ingresado se puede visualizar en todo momento las últimas novedades de la academia, eventos, información general, actualización de clases y horarios, etc.

 

Mi credencial

Si el alumno se olvidó la credencial para poder registrar la asistencia, puede realizarlo a través de la aplicación accediendo al menú desplegable y luego a “Mi credencial”.

credencial

Clases y Horarios

Con la aplicación se puede visualizar el listado completo de clases y horarios de la academia en la cual se encuentra registrado el alumno. Las clases que están resaltadas, son aquellas en las que está inscripto el alumno.

Si se desea conocer con más detalle la clase, se la debe seleccionar y se abre una nueva pantalla donde se puede visualizar la clase, el nivel, profesores que la dictan, los horarios y las próximas clases.

Créditos

El alumno puede saber la cantidad de créditos vigentes que tiene hasta la fecha y su vencimiento correspondiente.

creditos

Reserva de clases

Se puede realizar reservas de clases con la aplicación, para ello debemos seleccionar la opción de “Reservas de clase” en el menú desplegable. Una vez seleccionado se puede visualizar una pantalla en la cual se listan las reservas ya realizadas y su detalle.

Para crear una nueva reserva solo debe ingresar a la opción y a continuación seleccionar la Clase/Disciplina y el Horario buscado y confirmar.

De esta forma se guarda la reserva la cual puede ser cancelada hasta 2 hs. antes de comenzar la clase sin ningún costo.

Asistencias

Dentro de la aplicación se puede tener un control sobre las asistencias del alumno realizadas en la institución.

Comprobantes

Se puede visualizar los comprobantes que realizó el alumno desde la opción “Comprobantes”, donde se tiene una vista general de los mismos.

Si se desea tener más detalle, se debe seleccionar y en la siguiente pantalla se mostrará más contenido sobre dicho comprobante.

 

Información sobre la Academia

En la opción de “Acerca de” se puede visualizar la ubicación y los datos de contacto de la academia.

 

test contenido






Una vez que se ha creado una clase, debemos proceder a calendarizarla.
Para calendarizar una clase de manera individual:

1. Debemos buscar la clase ingresando a Institución > Clases > Buscas el nombre de la clase que quieres calendarizar.
2. Seleccionamos el botón de calendarizar fechas de clases. (Calendario que aparece a la derecha de la clase)


.
3. Se abre una pantalla, donde debemos presionar el botón de Agregar clases, se despliega una nueva pantalla, seleccionamos los días que queremos que la clase, aparezca en el calendario e ingresar el periodo de fecha en el cual se va a dar esa clase, para que de esa manera se agreguen las clases al horario.


4. Podemos verificarlo ingresando a Institución > Horario > Colocar el filtro correspondiente para visualizar la clase.

 


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